اللجان المنظمة للدورات الرياضية

بقلم
د: احـــــــمـــــد الـــــــــشـــــــحات


خطوات تنظيم وإدارة بطولة
خطوات يجب إتباعها قبل بدا البطولة وتتمثل في:-
1. تشكيل اللجنة المنظمة
تتكون من مجموعه من الإفراد تتولى مسئولية تنظيم وإدارة البطولة وتختص بالتخطيط وتنظيم الإدارة والإشراف على التنفيذ والتقويم وتتفرع من هذه اللجنة لجان فرعية متخصصة
2. وضع الهيكل التنظيمي ويتضمن :-
• موقع القيادة والأفراد المعينون والعاملون بالبطولة
• قطاعات وأقسام ووحدات العمل
• تحديد مهام القطاعات والأقسام والوحدات
• مواصفات العاملين
يتم وضع الهيكل التنظيمي للجهة المسئولة عن تنظيم البطولة بحيث تشتمل على أوجه الأنشطة المطلوبة لهذه البطولة ثم تقسيمها لعدة لجان بعدها تحدد الوظائف الخاصة لكل لجنة وأخيرا تحدد السلطات والمسئوليات لكل وظيفة أو عمل
3. تشكيل اللجان المتخصصة في تنظيم البطولة

اللجنة العليا للبطولة
وتكون مهمتها وضع الأسس العامة للبطولة من حيث:-
• تحديد الفرق المشاركة
• تحديد موعد الافتتاح وموعد الختام واعتماد برنامج البطولة
• الميزانية العامة للبطولة وأسلوب الإرشاد من صرف الميزانية
• تعيين مديرا للبطولة
• تحديد المنشات الرياضية
• تقديم التقرير النهائي للبطولة .




رئيس البطولة
يباشر الاختصاصات الآتية
• الإشراف العام على البطولة
• رسم السياسات العامة للبطولة
• تحمل مسئولية تنفيذية وتتبعويا في البطولات الكبرى

مدير البطولة
يباشر الاختصاصات الآتية :-
• حسن سير العمل في البطولة
• الإشراف العام على التنفيذ
• تحقيق الهدف العام للبطولة والعمل على نجاحها
• تسهيل مهمة رؤساء اللجان وتذليل العقبات التي تعترض تنفيذ واجباتهم
• الاتصال المباشر برئيس البطولة

رؤساء اللجان
تنحصر اختصاصاتهم في ما يلي
• وضع البرامج التنفيذية لإعمال اللجان
• التدخل المباشر في أعمال اللجان لتحقيق هدف كل لجنة وتذليل الصعاب
• الاتصال بمدير عام البطولة
• كتابة التقرير لعمل اللجان
اختصاصات اللجان المنظمة للبطولة

أولا لجنة الاستقبال
اختصاصها
• استقبال الوفود المشاركة وفقا للمواعيد المحددة لوصلها وتسهيل إجراءات دخولها
• توزيع كتيب على الضيوف عن البطولة يتضمن جميع أسماء القيادات المسئولة وأرقام تليفوناتهم وأماكن تواجدهم
• إعداد مكان مناسب للجنة الاستقبال في مكان الوصول توضع علية لافته بأشعار البطولة ويراعي تواجد مندوب اللجنة طوال 24 ساعة يوميا على مدار الأيام المحددة لاستقبال لهذا المكان لتسهيل مهمة الفرق التي تصل خارج مواعيد الوصول المحددة سابقا
• إعداد بطاقات المشتركين بالبطولة وفقا لما لديها من بيانات
• إعداد بيان بمواعيد فتح صالة كبار الزوار للوفود الرسمية والمسئولين المرافقين للوفود فقط ومتابعة ذلك باستمرار

4. ثانيا لجنة الاعلام
• الاتصال بوسائل الاعلام المختلفة من صحافة واذاعة وتليفزيون لتغطية اخبار البطولة
• اعداد كتب للبرنامج باسماء الوفود
• الاتفاق مع احد العاملين فى الدعاية لعمل اعلانات وكتيب للبطولة
• الاتفاق مع مصلحة البريد والتليفونات وانتداب متخصصين لتحليل المباريات بطريقة علمية
• طبع تذاكر البطولة
• نشر نتائج المقابلات وانتداب متخصصين لتحليل المباريات بطريقة علمية
• تنظيم المقابرت الصحافية والاذاعية والتليفزيونية التى تقيمها اجهزة الاعلام مع اللاعبين او الإداريين او الضيوف
• تنظيم إذاعة المباريات مع أجهزة الإعلام بالتنسيق مع لجنة الملاعب
• تنظيم قامة المراكز الصحفية لخدمة البطولة

5. لجنة الادوات والملاعب
• تحديد الملاعب التى ستقام عليها البطولة والتاكد من صلاحيتها ومواصفتها القانونية
• وضع خطة لتنفيذ وانشاء واصلاح الملاعب المطلوبة ومتباعة تنفيذها
• تحديد اوقات التدريب لكل فريق
• تذويد الملاعب بالادوات والاجهزة اللازمة واعدادها للمباريات
• تقسيم اماكن المتفرجين وتحديد اماكن الضيوف ورؤساء البعثات واللاعبين
• تجهيز غرف الحكام وخلع الملابس واماكن الاحتياط من الفرقين
• ابلاغ لجنة الامن بمكان وموعد كل مباراة لاتخاذ الاجراءات الامنية


6. لجنة المسابقات والبرامج
• وضع لائحة كل مسابقة بالاشتراك مع الاتحاد المختص وفقا للقانون الدولى للعبة
• تنظيم جدول مباريات البطولة
• تحديد الطريقة التى يتم احتساب النتائج على اساسها
• نحديد الطريقة التى يتم احتساب الاوائل على اساسها
• تحديد الطريقة التى يتم اتباعها فى حالة التعادل
• الاشراف على سير المباريات والتاكد من تنفيذ الطريقة التى تم الاتفاق عليها والتحقق من تطبيق المواصفات اللازمة للطريقة التى تم اختيارها

7. لجنة التغذية
• التاكد من وجود جميع الاصناف الغذائية التى تحقق كفاءة تقديم الوجبات وفقا لما هو محدد
• الاشراف على المكان الذى يقدم فيه الوجبات ومتابعه اعمال النظافة والخدمة
• المرور بين الحين والاخر على المطبخ للتاكد من كل شئ مستعد
• تحديد مواعيد تقديم الوجبات واعلانها على الجميع وابلاغ لجنة الاقامة بها
• حصر اعداد السائقين وتدبير الوجبات اللازمة لهم فى اوقات مناسبة لا تتعارض مع واجباتهم وفى مكان غير مقر تغذية اللاعبين والاداريين
• اعداد وجبات مغلفى للفرق التى بتطلب برنامجهم ذلك

8. لجنة الحكام
• تحديد الحكام اللازمين لكل مبارة
• عقد اجتماع لجميع الحكام لدراسة الشروط الموضوعه لكل مسابقة
• هى المسئول عن تقيم المباراة واخراج النتائج
• تنظيم اجتماعات الحكام طوال فترة البطولة
• تعين رؤساء اللجان فى التحكيم والحكام المساعدين
• اعداد الاستمارات ودفاتر وبطاقات التحكيم



9. لجنة الجوائز
• تحديد مراكز للفوز في كل مسابقة
• توفير الجوائز الخاصة لكل منها وتسليمها في الوقت المناسب للجنة المراسم في مكان التوزيع .
• الإعلان عن جوائز كل مسابقة في بداية البطولة
• طبع الدبلومات اللازمة للمشاركين بأعدادهم وللأبطال بمراكزهم في منافسات البطولة
• إعداد نظام تقديم الهدايا والميداليات وتدريب الفتيات الأطفال على نظام التقديم
• استلام قائمة البروتوكول للضيوف وكبار المسئولون الذين سوف يشاركون في تقديم الهدايا

10. اللجنة الطبية
• حصر المباريات التي ستقام وأماكنها
• توزيع الاطباء المساعدين على الملاعب
• تخصيص طبيب مقيم بمكان الإقامة للحالات الطارئة
• اتفاق مع المستشفيات للبطولة
• توفير أماكن التدليك والسونه للفرق التي تطلب ذلك
• الإشراف على معمل المنشطات واقتراح عدد اللاعبين الذين سيتم الكشف أو إجراء ألقرعه عليهم بالتنسيق مع المندوب الرسمي للبطولة
• إعداد الأدوية اللازمة للإسعافات الأولية
• إجراء عمليات الإسعافات الأولية في الملعب
• التواجد في جميع أوقات البطولة
• تشكيل لجنة خاصة لإجراء الفحوص الطبية للألعاب التي تطلب الفحص الطبي قبل عملية الوزن

11. اللجنة المالية
• اتخاذ جميع الإجراءات المالية للصرف على البطولة بناء على التعليمات واللوائح القائمة
• استلام قيمة الاشتراك من الوفود
• عرض بيان تفصيلي على رؤساء اللجان بما يخصهم وما يصرف والمتبقي من البند المخصص للكل لجنة
• مراجعة جميع مستندات الصرف
• تقديم التقرير المالي النهائي متضمنا :
1. المبلغ المعتمد للبطولة وتوزيعه على البنوك
2. ما تم صرفة من كل بند والإيرادات التي تجمعها .
3. إجمالي المنصرف وفى حالة زيادة عن المعتمد يوضح ذلك وترفق به مرفقات التجاوز
• تحرير الشيكات اللازمة للفنادق ووسائل المواصلات وغيرها
• توفير سيولة مادية ( سلف ) للصرف منها في حالة الصرف الفوري

12. لجنة المراسم
ينقسم عملها إلى خمس أقسام
• مراسم استقبال الوفود المشاركة
• مراسم رفع أعلام الوفود المشاركة
• مراسم افتتاح البطولة
• مراسم ختام البطولة
• مراسم الفوز

أولا : خطوات يجب إتباعها خلال البطولة
1. استقبال الفرق لحظة وصولها لإجراء الاقتراع مع توفير أماكن جلوس الإداريين والمدريين
2. توفير الأدوات المطلوبة خلال البطولة وتحديد الأعضاء من الحكام المعاونين للقيام بمهمة مراقبة اللاعبين وارتدائهم الملابس والأدوات وفقا للقواعد الرسمية
3. تنظيم سهولة دخول وخروج الفرق من والى الملاعب دون أن تتعرض الفرق للإرهاق أو الاحتكاك مع الجمهور حتى تصل إلى الملعب
4. متابعه المباريات واستلام وتسليم تقارير الحكام
5. راحة الجمهور داخل صالة اللعب أو المدرجات بحيث يجلس كل فرد في المكان المخصص له مع التزام اللجان بخريطة توزيع الجمهور على الأماكن المناسبة
6. دعوة اللاعبين عقب المباريات النهائية لمسابقاتهم للاستعداد للتتويج مع إعداد المكان المناسب للتتويج
7. إخلاء الملاعب من الفرق و اللاعبين والمدربين والإداريين الذين انتهت مبارياتهم ومما يجعلها جاهزة لاستقبال المباريات التالية
8. إخلاء الصالة أو المدرجات من الجمهور عقب انتهاء المباريات مما يحفظ الصالة أو الملعب وللأدوات الموجودة السلامة وكذلك بما يحفظ سلامة الانصراف للجمهور من التعرض للاحتكاك ومشكلات مغادرة المكان
9. الإعداد لحفل الختام سواء كان حفل شاي أو عشاء أو حفل ختام يطلق علية مراسم الختام

ثانيا : خطوات يجب إتباعها عقب انتهاء البطولة
1. عودة الأدوات والأجهزة المستخدمة في البطولة إلى مكانها الطبيعي بالحفظ والتخزين السليم
2. إخلاء الصالة أو الملعب من كافة الكراسي والموائد والخدمات التي تم إدخالها من اجل إقامة البطولة وحيث أنها لم تكن أن الأدوات المثبتة في صالات أو ملاعب التدريب
3. الاستعداد لعودة أو رحيل الفرق أو المنتخبات بنفس النظام المتبع في الاستقبال وبنفس المستوى حيث أنها حيث أن مراسم التوديع هي التي تترك الانطباع الحسن عن البطولة وعن اللجنة المنظمة والاتحادات المختلفة
4. قيام كل لجنة بإعداد تقرير كامل عن السلبيات والايجابيات التي واجهت اللجنة عند انجازها لأعمالها وبما يضمن التغلب على السلبيات في البطولات القادمة
5. إعداد التقارير الصحافية للصحف اليومية والصحف والمجالات الأسبوعية ووسائل الإعلام المختلفة بحيث ترسل لهم النتائج التفصيلية التي يحتاجها الصحفي أو الإعلامي لعرض النتائج وفقا المتوفر من مساحات النشر وعرض النتائج مع توفير مركز إعلامي مناسب
6. منح المكافئة للعمال والادارين ومنح انتقالات الحكام والقضاة عقب البطولة وبما يخص وصول الحق لأصحابها
7. إعداد التقارير اللازمة ورفعها إلى الجهات المعنية فيما يختص بالبطولة وبما يضمن تعرف المسئولين عن النتائج الفعلية للبطولة ومدى نجاحها وتحقيقها لأهدافها
8. تقويم البطولة وتتم عملية التقويم منذ بداية التشكيل للجنة المنظمة مرورا بكل مرحلة واللجان الفرعية وتقويم الأهداف والسياسات العامة والتنظيم والبرامج وجهود العاملين والأهداف المرجوة تحقيقها ويتم ذلك بوسائل متنوعة منها الملاحظة, الاستبيان, المقابلة الشخصية
9. حفظ نماذج من الميداليات والشهادات والدبلومات والمطبوعات وتقارير الحكام عن المباريات للاستفادة منها في إعداد التقارير النهائية للبطولة
10. العمل على تكريم اللجان والأفراد والإبطال الذين حصلوا على نتائج ممتازة في البطولة أو الذين قدموا خدمات جليلة للبطولة
11. إعداد سجل مصور ( أفلام , أفلام فيديو , ديسك كمبيوتر , رسائل على الانترنت ) عن البطولة وموافاة الدول المشاركة ببعض هذه الوثائق
12. إعداد ملاحظات كاملة عن ايجابيات البطولة وسلبيتها والاجتماع مناقشتها لوضع خريطة مستقبلية لمواجهه القصور لتنظيم اى بطولة أو دورة قادمة
13. عقد اجتماع ختامي لرؤساء اللجان للنظر في تقارير الايجابيات والسلبيات خلال التنظيم في البطولة لتلاشى اى ملاحظات في البطولات القادمة
14. إعداد تقرير فني من قبل كل اتحاد على مستوى اللعبة وما تحقق من انجازات في ضوء التوقيعات التي وضعتها الاتحادات الرياضية أو اللجنة المختصة .